Secretaressedag - de extra stap voor je side-kick

Het was vandaag secretaressedag. Tijd om ze in het zonnetje te zetten, ook in de letterlijke zin van het woord. Heleen Timmermans is al ruim 3 jaar onze Directiesecretaresse en gaat nog elke dag met plezier naar het werk. Tussen haar drukke schema door heeft ze wat tijd weten vrij te maken om inzicht te geven in haar dagelijkse werkzaamheden.

Heeft Gé iets speciaals voor je gedaan vandaag?
Ieder jaar krijg ik een leuke attentie van hem. Het is dus zeker niet zo dat ik mezelf uit naam van hem bloemen hoef te sturen haha. Ook onze stagiaire Dajenne wordt niet vergeten. En wat ik erg kan waarderen is dat Gé er zélf aan denkt.

Dat klinkt niet verkeerd, hoe krijg je op gewone dagen waardering voor je werk?
Ik krijg geregeld een compliment van Gé of hij laat weten blij te zijn met mij als zijn ‘side-kick’. Hij weet dat ik hem in veel taken ontzorg en daar is hij blij mee. Voor mij is dat ook part of the job, maar het is toch leuk om die waardering te krijgen.

Hoe ziet een werkdag er voor jou uit?
Ik ontzorg Gé in de breedste zin van het woord. Ik zorg ervoor dat er koffie en water op zijn kantoor staat. Ik beheer zijn agenda en ben het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen. Tegelijkertijd zijn we erg laagdrempelig bij Moonen Packaging, onder andere door ons open deuren beleid, zodat medewerkers ook zo kunnen binnenwandelen.

Verder bereid ik de vergaderingen voor, notuleer en bewaak ik de voortgang van acties en afspraken die zijn gemaakt. Ik boek bijvoorbeeld ook (internationale) zakenreizen en zorg dat dat alles vlotjes verloopt en dat Gé alle benodigde documenten op zak heeft.

Mijn werkzaamheden zijn erg variërend en divers, teveel om nu op te noemen. Laten we het er op houden dat geen dag hetzelfde is en dat maakt het zo leuk.

Is er ook iets wat je het allerleukst vind om te doen?
Haha, we houden hier wel van gezelligheid en een feestje op zijn tijd en dat mag ik dan organiseren. Regelen en organiseren is echt wel mijn ding.

Recent heb ik bijvoorbeeld een familiedag georganiseerd. Een open dag voor familie en vrienden van werknemers. Ik regel dan alles van A tot Z. Denk bijvoorbeeld aan het regelen van animatie voor de kinderen, het maken van een speurtocht, maar natuurlijk ook de catering en erop toe zien dat het hele kantoor en Logistiek Centrum er presentabel uit zien.

Ik ben dan in mijn element als ik zie dat alles verloopt zoals ik in gedachten had en iedereen zich amuseert.

Echt een familiebedrijf. Wat vind je het fijnst aan werken bij Moonen Packaging?
Bij ons geldt: we gaan voor méér dan tevreden klanten. Dat is niet alleen het motto voor onze externe klanten, maar ook onze interne klanten: de medewerkers. We helpen elkaar zo goed als mogelijk, want elke afdeling is weer afhankelijk van de ander. Samen bereiken we meer.

Er is trouwens ook volop de mogelijkheid om je te ontwikkelen en ontplooien. Eigenlijk is alles mogelijk, dat vind ik heel goed. Die teugels heb je als medewerker wel zelf in handen, want het is jouw toekomst. We geloven dat, als de medewerker zich ontwikkelt, de organisatie daar ook de vruchten van plukt. Work hard, play hard ;)

Is er ook iets wat je minder leuk vind aan je functie?
Notuleren vind ik dan toch een van de minst aantrekkelijke taken. Dat komt misschien omdat ik geen actieve deelnemer ben van de vergadering, maar toch scherp moet zijn om alles mee te krijgen. Als de vergadering klaar is, heb ik meestal nog wat werk om de puntjes op de i te zetten wat betreft de notulen.

Welke eigenschappen van jou komen van pas voor het uitvoeren van je functie?
Ik ben toch een beetje een control freak en een perfectionist. Dat komt ook wel van pas, want je moet altijd een stap voor blijven en zorgen dat alles in de organisatie gestructureerd verloopt. En uiteraard moet je ook secuur zijn.

We zijn snel aan het uitbreiden, er staat nog een vacature open voor directiesecretaresse. Wat wil je tegen je toekomstige collega zeggen?
Hop on board and join team Heleen!

Wil je meer weten over werken bij Moonen? Volg ons op social media, of neem een kijkje naar onze blogs om alvast kennis te maken. Je kunt ook direct naar de vacatures gaan, of naar de vacature Directiesecretaresse.